TEKNIK DAN DOKUMENTASI SISTEM

TEKNIK DAN DOKUMENTASI SISTEM

Nama              : Eva Nurzanah

NPM               : 113080107

Tingkat/Kelas: 4-D (Semester Tujuh)

Prodi               : Pendidikan Ekonomi

Mata kuliah   : Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

Dosen              : Mohamad Joharudin, M.Pd

Pertemuan ke Dua

     

A.    PENGERTIAN TEKNIK SISTEM

     Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan. Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ektern dan juga para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi. Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi perusahaannya maupun secara ektern sebagai seorang konsultan. Teknik-teknik sistem adalah  alat-alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang & mendokumentasikan sistem dan hubungan antara subsistem yamg berkaitan.

Ada beberapa alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan.

1.      Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem berguna sebagai media diskusi dan komunikasi antar perancang, analis, maupun programer. 

2.      Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan sebuah sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem.

3.      Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka ynng sedang mempelajari prosedur dalam sebuah perusahaan. Dokumentasi sistem dapat menjadi media pelatihan karyawan baru.

B.     PENGGUNA-PENGGUNA TEKNIK SISTEM

1.      penggunaan teknik-teknik sistem dalam auditing

a.       Evaluasi Struktur Pengendalian Intern

Berupa kebijakan dan prosedur yang dibuat sebagai  jaminan bahwa tujuan perusahaan akan tercapai. Dalam mengevaluasi pengendalian intern, auditor umumnya memperhatikan arus pemrosesan dan distribusi  dokumen-dokumen.Struktur Pengendalian Intern terdiri dari 3 elemen:

1)   Pengawasa lingkungan

2)   Sistem akuntansi

3)   Pengawasan prosedur.

Teknik yang digunakan antara lain adalah Flowchart analisis, flowchart dokumen, bagan distribusi formulir, kuesioner dan metode matriks.

b.      Pengujian ketaatan

Untuk dapat melakukan uji ketaatan maka auditor harus memahami teknologi yang digunakan oleh suatu sistem informasi. Pengujian ketaatan dilakukan untuk memastikan eksistensi, menilai efektivitas dan menguji kesinambungan operasi pengendalian intern yang diandalkan oleh organisasi. Teknik yang biasa digunakan adalah, IPO-HIPO, flowchart program, DFD, pencabangan dan tabel keputusan.

c.       Kertas kerja

Kertas kerja adalah catatan yang dipegang auditor mengenai prosedur dan pengujian yang diterapkan, informasi yang didapatkan, dan kesimpulan yng ditarik selama melakukan penugasan audit. Teknik sistem digunakan untuk mendokumentasikan dan menganalisis isi kertas kerja. Diagram aliran data, bagan HIPO, bagan arus program, table pencabangan dan keputusan, dan metode matrik dapat muncul dalam kertas kerja.

2.      penggunaan teknik sistem dalam pengembangan sistem

a.       Analisis Sistem

Analisis Sistem melibatkan pengumpulan dan pengorganisasian   fakta. Teknik sistem yang berguna untuk analisis informasi adalah diagram alur data logika dan flowchart analitis.

b.      Desain Sistem

Desain sistem melibatkan penyusunan cetak biru sistem secara lengkap dan utuh. Teknik sistem seperti diagram input proses  output, diagram HIPO, flowchart program, tabel keputusan dan lain sebagainya digunakan secara ekstensif untuk mendokumentasikan perancangan sistem.

c.       Implementasi Sistem

Implementasi sistem mencakup aktivitas aktual mempraktekkan desain sistem yang telah dibuat.

C.    JENIS-JENIS TEKNIK MENDOKUMENTASI SISTEM INFORMASI

Dokumentasi merupakan narasi, bagan alir, diagram dan penjelasan tertulis lainnya yang menjelaskan tentang cara kerja sebuah sistem.Tingkatan atau derajat pemahaman dokumentasi, meliputi mampu memahami, mengevaluasi, dan menyiapkan/membuat. Jenis-jenis teknik mendokumentasikan sistem informasiantara lain:

1.          Diagram Arus Data

Menjelaskan arus data dalam sebuah organisasi. Teknik ini digunakan untuk mendokumentasikan sistem yang digunakan sekarang dan untuk merencanakan serta mendesain sistem yang baru. Jenjang tertinggi disebut Diagram Konteks yang menggambarkan ikhtisar paling ringkas dari sebuah sistem. 

2.          Bagan Alir (Flowchart)

Merupakan gambar yang menjelaskan urutan proses dengan menggunakan berbagai macam simbol. Merupakan teknik analitis yang digunakan untuk menjelaskan aspek-aspek sistem informasi secara jelas, tepat, dan logis. Bagan alir menggunakan serangkaian simbol standar untuk menguraikan prosedur pengolahan transaksi yang digunakan oleh sebuah perusahaan sekaligus menguraikan aliran data dalam sebuah sistem.

Simbol-simbol Bagan Alir

Bentuk simbol menunjukkan dan menguraikan kegiatan yang dilaksanakan, menunjukkan input, output, pemrosesan dan media penyimpanan.

Ø  Simbol dikelompokkan menjadi empat kelompok, yaitu :

1)      Input/Output merupakan  Simbol yang menggambarkan alat/media yang memberikan input kepada atau merekam output dari kegiatan pengolahan data.

2)      Processing merupakan  Simbol yang menunjukkan jenis alat yang digunakan untuk mengolah data.

3)      Storage merupakan Simbol yang menggambarkan alat yang digunakan untuk menyimpan data yang saat ini tidak dipakai oleh sistem.

4)      Lain-lain merupakan Simbol yang menunjukkan arus data dan barang.

Ø  Jenis-jenis Bagan Alir

1)      Bagan Alir Dokumen

Bagan yang menggambarkan aliran dokumen dan informasi antar area pertanggung jawaban di dalam sebuah organisasi. Menelusur sebuah dokumen dari asalnya sampai tujuannya. Bermanfaat untuk menganalisa kecukupan prosedur pengawasan sebuah sistem seperti, internal checks dan dan pemisahan fungsi dapat mengungkap kelemahan/inefisiensi sistem. Contohnya : komunikasi tidak memadai.

2)      Bagan Alir Sistem

Menggambarkan hubungan antara input, pemrosesan, dan output sebuah sistem informasi akuntansi. Merupakan salah satu alat penting untuk menganalisis, mendesain, dan mengevaluasi sebuah sistem. Secara universal dipakai dalam sistem kerja dan sarana komunikasi yang efektif diantara para pekerja.

3)      Bagan Alir Program

Menjelaskan urutan logika pemrosesan data oleh komputer dalam menjalankan sebuah program. Menguraikan secara rinci bagaimana proses komputer dilakukan, dengan menguraikan logika program komputer atau modul.

4)      Bagan Konfigurasi Komputer

Bagan yang digunakan untuk menggambarkan konfigurasi perangkat keras sistem komputer. Bagan ini akan bermanfaat untuk merancang konfigurasi atau komponen perangkat keras yang direkomendasikan dan akan digunakan oleh perusahaan.

5)      Bagan Struktur

Menggambarkan hubungan antar modul dalam sebuah program komputer. Dengan pendekatan ini, program komputer yang besar dan kompleks dipecah menjadi kecil sampai tidak dapat dipecah lagi. Setelah selesai, modul digabung satu sama lain dan membentuk satu kesatuan program yang besar dan kompleks. Manfaatnya adalah dapat digunakan untuk pembuatan program menjadi lebih sederhana, cepat, dan akurat.

3.      Tabel Keputusan

Membantu meringkas hasil akhir dari sebuah proses pembuatan keputusan berjenjang dan kompleks. Tabel keputusan biasanya digunakan bersama-sama dengan flowchart untuk membantu mendesain dan menuliskan program komputer. Tabel keputusan berwujud matriks yang dibagi menjadi tiga bagian. Bagian kiri tabel terdiri dari daftar kondisi dan daftar tindakan. Bagian kanan terdiri atas kolom-kolom yang mempresentasikan aturan keputusan.

Ø  Keunggulan Tabel Keputusan

1)   Tabel ini secara jelas menunjukkan seluruh kemungkinan hubungan logis antardata input.

2)   Mampu menangani lebih banyak alternatif.

Ø  Kelemahan Tabel Keputusan

1)   Tidak menggambarkan urutan pembuatan keputusan.

2)   Tidak merefleksikan urutan kegiatan dalam sebuah program.

4. Bagan Manajemen Proyek

Penilaian terhadap keberhasilan proyek penyusunan sistem informasi didasarkan pada apakah proyek tersebut diterapkan tepat waktu dan sesuai dengan anggaran atau tidak. Alat manajemen proyek yang membantu dalam penyelesaian proyek adalah gantt chart dan diagram jaringan.

D.    PETUNJUK MENGGAMBARKAN DIAGRAM ALIR

Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Pada waktu akan menggambar suatu bagan alir, analis sistem atau pemrogam dapat mengikuti pedoman-pedoman sebagai berikut ini.

1)      Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari bagian kiri dari suatu halaman.

2)      Kegiatan di dalam bagan alir harus ditunjukkan dengan jelas.

3)      Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan dimana akan berakhirnya.

4)      Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata yang mewakili suatu pekerjaan, misalnya: "Persiapkan" dokumen “Hitung" gaji

5)      Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir harus didalam urutan yang semestinya.

6)      Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain harus ditunjukkan dengan jelas menggunakan simbol penghubung.

7)      Gunakanlah simbol-simbol bagan alir yang standar.

Ø  Ada lima macam bagan alir, yaitu sebagai berikut ini.

1)      Bagan alir sistem (systems flowchart).

Bagan alir sistem (systems flowchart) merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem. Bagan alir sistem digambar dengan menggunakan simbol-simbol yang tampak sebagai berikut ini.

2)      Bagan alir dokumen (document flowchart).

Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.Bagan alir dokumen ini menggunakan simbol-simbol yang sama dengan yang digunakan di dalam bagan alir sistem.

3)      Bagan alir skematik (schematic flowchart).

Bagan alir skematik (schematic flowchart) merupakan bagan alir yang mirip dengan bagan alir sistem, yaitu untuk menggambarkan prosedur di dalam sistem. Perbedaannya adalah, bagan alir skematik selain menggunakan simbol-simbol bagan alir sistem, juga menggunakan gambar-gambar komputer dan peralatan lainnya yang digunakan. Maksud penggunaan gambar-gambar ini adalah untuk memudahkan komunikasi kepada orang yang kurang paham dengan simbol-simbol bagan alir. Penggunaan gambar-gambar ini memudahkan untuk dipahami, tetapi sulit dan lama menggambarnya.

4)      Program Flowchart  

Bagan alir program (program flowchart) merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses program. Bagan alir program dibuat dari derivikasi bagan alir sistem. Bagan alir program dibuat dengan menggunakan simbol-simbol. Bagan alir program dapat terdiri dari dua macam, yaitu bagan alir logika program (program logic flowchart) dan bagan alir program komputer terinci (detailed computer program flowchart). Bagan alir logika program digunakan untuk menggambarkan tiap-tiap langkah di dalam program komputer secara logika. Bagan alit- logika program ini dipersiapkan oleh analis sistem. Berikut contoh bagan alir program 

5)      Pocess Flowchart

Bagan alir proses (process flowchart)merupakan bagan alir yang banyak digunakan di teknik industri. Bagan alir ini juga berguna bagi analis sistem untuk menggambarkan proses dalam suatu prosedur. Bagan alir proses mcnggunakan lima buah simbol tersendiri. Bagan alir proses selain dapat menunjukkan kegiatan dan simpanan yang digunakan dalam suatu prosedur, dapat juga menunjukkan jarak kegiatan yang satu dengan yang lainnya serta waktu yang diperlukan oleh suatu kegiatan. Berikut contoh bagan alir proses.

DAFTAR PUSTAKA

http://aseepsolehudin.blogspot.co.id/2013/11/penggunaan-teknik-teknik-sistem.html

http://blogakuntansi.blogspot.com/2011/11/teknik-dokumentasi-sistem.html

http://akuntansi-keuangan-rochmahndo.blogspot.co.id/2015/01/teknik-dokumentasi-dan-penyusunan-sistem.html

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIA)

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIA)

Nama              : Eva Nurzanah

NPM               : 113080107

Tingkat/Kelas: 4-D (Semester Tujuh)

Prodi               : Pendidikan Ekonomi

Mata kuliah   : Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

Dosen              : Mohamad Joharudin, M.Pd

Pertemuan ke Satu

A.    Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

•         Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan., Sistem hampir selalu terdiri dari beberapa subsistem kecil, yang masing-masing melakukan fungsi khusus yang penting untuk dan mendukung bagi sistem yang lebih besar.

•         SIA adalah sekumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi.

Ø  SIA terdiri dari lima komponen: Orang-orang, Prosedur-prosedur, Data, Software (perangkat lunak), Infrastruktur teknologi informasi.

Kelima komponen ini secara bersama-sama memungkinkan suatu SIA memenuhi tiga fungsi pentingnya dalam organisasi, yaitu:

1        Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas dan transaksi-transaksi yang dilaksanakan oleh organisasi.

2        Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan.

3        Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga harta organisasi.

B.     Tujuan Sistem Informasi Akuntansi

Dalam Statement of Financial Accounting Concepts No. 2, The FASB mendefinisikan akuntansi sebagai  sistem informasi.

Di dalam standar akuntansi keuangan tersebut juga disebutkan bahwa tujuan utama akuntansi adalah untuk menyediakan informasi yang berguna bagi para pengambil keputusan. 

Komisi perubahan pendidikan akuntansi (accounting education change commission) merekomendasikan bahwa kurikulum akuntansi harus menekankan bahwa akuntansi adalah suatu proses identifikasi, pengembangan, pengukuran, dan komunikasi informasi.

Komisi tersebut menyarankan agar kurikulum akuntansi harus dirancang untuk memberi para mahasiswa sebuah pemahaman yang kuat atas tiga konsep dasar berikut:

1.      Pemakaian informasi di dalam pengambilan keputusan

2.      Sifat, perancangan, pemakaian, dan implementasi SIA

3.      Pelaporan informasi keuangan.

C.    Perancangan Certified Information Technology Professional

CITP: certified information technology professional mengidentifikasi para CPA yang memiliki pengetahuan luas dalam bidang teknologi dan yang memahami bagaimana teknologi informasi dapat digunakan dalam berbagai organisasi untuk mencapai tujuan bisnis mereka. Spesialisasi baru CITP ini mencerminkan pengakuan AICPA atas pentingnya teknologi informasi dan hubungannya dengan akuntansi.

D.    kegiatan kerja para Akuntan.

1.      Sistem akuntansi dan pelaporan keuangan

2.      Perencanaan strategis jangka panjang

3.      Mengelola fungsi akuntansi dan keuangan

4.      Konsultasi internal

5.      Anggaran jangka pendek

6.      Analisis keuangan dan ekonomi

7.      Perbaikan proses

8.      Sistem dan operasional

9.      Evaluasi kinerja (dari organisasi)

10.  Analisis pelanggan dan profitabilitas produk

E.     Faktor-faktor yang mempengaruhi perancangan SIA

F.     Peran SIA dalam rantai nilai (Value Chain)

Rantai nilai organisasi terdiri dari lima aktivitas utama (primary activities) yang secara langsung memberikan nilai kepada para pelanggannya, yaitu:

Aktivitas Utama

a.       Logistik Lingkar dalam

b.      Operasi

c.       Logistik Lingkar luar

d.      Pemasaran dan Penjualan

e.       Pelayanan (jasa)

Empat aktivitas pendukung dalam rantai nilai yang memungkinkan kelima aktivitas utama tersebut dilaksanakan secara efisien dan efektif.

Aktivitas Pendukung

a.       Infrastruktur Perusahaan

b.      Sumber daya manusia

c.       Teknologi

d.      Pembelian (pengadaan)

G.    Sistem Nilai (Value System)

Konsep rantai nilai dapat diperluas dengan mengakui bahwa organisasi harus berinteraksi dengan para pemasok, distributor, dan pelanggan.

Rantai nilai perusahaan dan rantai nilai para pemasok, distributor, dan pelanggannya bersama-sama membentuk system

Ø  Persediaan (Supply Chain)

a.       Bahan Mentah

b.      Pemasok

c.       Pabrik

d.      Distributor

e.       Pengecer

f.       Konsumen

H.    Cara SIA Menambah Nilai Bagi Organisasi

SIA dapat menambah nilai bagi organisasi dengan cara memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu, agar kelima aktivitas utama rantai nilai dapat dilaksanakan dengan lebih efektif dan efisien

–        SIA dapat menambah nilai bagi organisasi dengan cara :

◦      Memperbaiki kualitas dan mengurangi biaya untuk menghasilkan produk atau jasa.

◦      Memperbaiki efisiensi.

◦      Memperbaiki pengambilan keputusan.

◦      Berbagi pengetahuan.

SIA yang dirancang dengan baik juga dapat membantu meningkatkan laba organisasi dengan memperbaiki efisiensi dan efektifitas rantai persediaannya. 

I.       Data & Informasi serta  Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan melibatkan langkah-langkah sebagai berikut:

1.      Identifikasi maslah.

2.      Memilih metode untuk memecahkan masalah.

3.      Mengumpulkan data yang dibutuhkan untuk melaksanakan  model keputusan tersebut.

4.      Menginterpretasikan keluaran model tersebut.

5.      Mengevaluasi sisi positif dari tiap alternatif yang ada.

6.      Memilih dan melaksanakan solusi yang dipilihnya.

J.      Ruang Lingkup Keputusan

Berdasarkan pengaruhnya, terdapat bermacam-macam jenis ruang lingkup keputusan yaitu:

a.       Pengendalian Operasional berurusan dengan kinerja yang efektif dan efisien atas tugas tertentu.

b.      Pengendalian Manajemen berurusan dengan pemakaian yang efektif  dan efisien atas sumber daya yang digunakan untuk mencapai tujuan organisasi.

c.       Perencanaan Strategis berurusan dengan penetapan tujuan organisasi dan kebijakan untuk mencapai tujuan tersebut. 

K.    Peran Sistem Informasi Akuntansi

—  Internet menjadikan strategi lebih penting dari sebelumnya 

—  Sistem Enterprise resource planning (ERP) dirancang untuk mengatasi masalah-masalah ini karena mereka mengintegrasikan seluruh aspek operasi perusahaan dengan SIA.

—  Kunci utama dari fitur sistem ERP adalah integrasi data keuangan dan non keuangan operasional. 

.