TEKNIK DAN
DOKUMENTASI SISTEM
Nama : Eva Nurzanah
NPM : 113080107
Tingkat/Kelas:
4-D (Semester Tujuh)
Prodi : Pendidikan Ekonomi
Mata kuliah : Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
Dosen : Mohamad Joharudin, M.Pd
Pertemuan ke
Dua
A.
PENGERTIAN TEKNIK SISTEM
Teknik sistem
merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan
mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan. Teknik sistem
penting bagi auditor intern dan ektern dan juga para personel sistem dalam
pengembangan sistem informasi. Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang
melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi perusahaannya maupun secara
ektern sebagai seorang konsultan. Teknik-teknik sistem
adalah alat-alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang &
mendokumentasikan sistem dan hubungan antara subsistem yamg berkaitan.
Ada beberapa
alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan.
1.
Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi
sistem berguna sebagai media diskusi dan komunikasi antar perancang, analis,
maupun programer.
2.
Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi
kelemahan dan keunggulan sebuah sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem.
3.
Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka ynng sedang
mempelajari prosedur dalam sebuah perusahaan. Dokumentasi sistem dapat menjadi
media pelatihan karyawan baru.
B.
PENGGUNA-PENGGUNA TEKNIK SISTEM
1.
penggunaan teknik-teknik sistem dalam auditing
a.
Evaluasi Struktur Pengendalian Intern
Berupa
kebijakan dan prosedur yang dibuat sebagai jaminan bahwa tujuan
perusahaan akan tercapai. Dalam mengevaluasi pengendalian intern, auditor
umumnya memperhatikan arus pemrosesan dan distribusi dokumen-dokumen.Struktur
Pengendalian Intern terdiri dari 3 elemen:
1) Pengawasa
lingkungan
2) Sistem
akuntansi
3) Pengawasan
prosedur.
Teknik yang digunakan antara lain
adalah Flowchart analisis, flowchart dokumen, bagan distribusi formulir,
kuesioner dan metode matriks.
b.
Pengujian ketaatan
Untuk dapat
melakukan uji ketaatan maka auditor harus memahami teknologi yang digunakan
oleh suatu sistem informasi. Pengujian ketaatan dilakukan untuk memastikan
eksistensi, menilai efektivitas dan menguji kesinambungan operasi pengendalian
intern yang diandalkan oleh organisasi. Teknik yang biasa digunakan adalah, IPO-HIPO,
flowchart program, DFD, pencabangan dan tabel keputusan.
c.
Kertas kerja
Kertas kerja
adalah catatan yang dipegang auditor mengenai prosedur dan pengujian yang
diterapkan, informasi yang didapatkan, dan kesimpulan yng ditarik selama
melakukan penugasan audit. Teknik sistem digunakan untuk mendokumentasikan dan
menganalisis isi kertas kerja. Diagram aliran data, bagan HIPO, bagan arus
program, table pencabangan dan keputusan, dan metode matrik dapat muncul dalam
kertas kerja.
2.
penggunaan teknik sistem dalam pengembangan sistem
a.
Analisis Sistem
Analisis Sistem
melibatkan pengumpulan dan pengorganisasian fakta. Teknik sistem
yang berguna untuk analisis informasi adalah diagram alur data logika dan
flowchart analitis.
b.
Desain Sistem
Desain sistem
melibatkan penyusunan cetak biru sistem secara lengkap dan utuh. Teknik sistem
seperti diagram input proses output, diagram HIPO, flowchart program,
tabel keputusan dan lain sebagainya digunakan secara ekstensif untuk
mendokumentasikan perancangan sistem.
c.
Implementasi Sistem
Implementasi
sistem mencakup aktivitas aktual mempraktekkan desain sistem yang telah dibuat.
C.
JENIS-JENIS TEKNIK MENDOKUMENTASI SISTEM INFORMASI
Dokumentasi
merupakan narasi, bagan alir, diagram dan penjelasan tertulis lainnya yang
menjelaskan tentang cara kerja sebuah sistem.Tingkatan atau derajat pemahaman
dokumentasi, meliputi mampu memahami, mengevaluasi, dan menyiapkan/membuat.
Jenis-jenis teknik mendokumentasikan sistem informasiantara lain:
1.
Diagram Arus Data
Menjelaskan
arus data dalam sebuah organisasi. Teknik ini digunakan untuk mendokumentasikan
sistem yang digunakan sekarang dan untuk merencanakan serta mendesain sistem
yang baru. Jenjang tertinggi disebut Diagram Konteks yang menggambarkan
ikhtisar paling ringkas dari sebuah sistem.
2.
Bagan Alir (Flowchart)
Merupakan
gambar yang menjelaskan urutan proses dengan menggunakan berbagai macam simbol.
Merupakan teknik analitis yang digunakan untuk menjelaskan aspek-aspek sistem
informasi secara jelas, tepat, dan logis. Bagan alir menggunakan serangkaian
simbol standar untuk menguraikan prosedur pengolahan transaksi yang digunakan
oleh sebuah perusahaan sekaligus menguraikan aliran data dalam sebuah sistem.
Simbol-simbol
Bagan Alir
Bentuk simbol
menunjukkan dan menguraikan kegiatan yang dilaksanakan, menunjukkan input,
output, pemrosesan dan media penyimpanan.
Ø Simbol
dikelompokkan menjadi empat kelompok, yaitu :
1)
Input/Output merupakan Simbol yang
menggambarkan alat/media yang memberikan input kepada atau merekam output dari
kegiatan pengolahan data.
2)
Processing merupakan Simbol yang menunjukkan
jenis alat yang digunakan untuk mengolah data.
3)
Storage merupakan Simbol yang menggambarkan alat yang
digunakan untuk menyimpan data yang saat ini tidak dipakai oleh sistem.
4)
Lain-lain merupakan Simbol yang menunjukkan arus data dan
barang.
Ø Jenis-jenis
Bagan Alir
1)
Bagan Alir Dokumen
Bagan yang
menggambarkan aliran dokumen dan informasi antar area pertanggung jawaban di
dalam sebuah organisasi. Menelusur sebuah dokumen dari asalnya sampai
tujuannya. Bermanfaat untuk menganalisa kecukupan prosedur pengawasan sebuah
sistem seperti, internal checks dan dan pemisahan fungsi dapat
mengungkap kelemahan/inefisiensi sistem. Contohnya : komunikasi tidak memadai.
2)
Bagan Alir Sistem
Menggambarkan
hubungan antara input, pemrosesan, dan output sebuah sistem informasi
akuntansi. Merupakan salah satu alat penting untuk menganalisis, mendesain, dan
mengevaluasi sebuah sistem. Secara universal dipakai dalam sistem kerja dan
sarana komunikasi yang efektif diantara para pekerja.
3)
Bagan Alir Program
Menjelaskan
urutan logika pemrosesan data oleh komputer dalam menjalankan sebuah program.
Menguraikan secara rinci bagaimana proses komputer dilakukan, dengan
menguraikan logika program komputer atau modul.
4)
Bagan Konfigurasi Komputer
Bagan yang
digunakan untuk menggambarkan konfigurasi perangkat keras sistem komputer.
Bagan ini akan bermanfaat untuk merancang konfigurasi atau komponen perangkat
keras yang direkomendasikan dan akan digunakan oleh perusahaan.
5)
Bagan Struktur
Menggambarkan
hubungan antar modul dalam sebuah program komputer. Dengan pendekatan ini,
program komputer yang besar dan kompleks dipecah menjadi kecil sampai tidak
dapat dipecah lagi. Setelah selesai, modul digabung satu sama lain dan
membentuk satu kesatuan program yang besar dan kompleks. Manfaatnya adalah
dapat digunakan untuk pembuatan program menjadi lebih sederhana, cepat, dan
akurat.
3.
Tabel Keputusan
Membantu
meringkas hasil akhir dari sebuah proses pembuatan keputusan berjenjang dan
kompleks. Tabel keputusan biasanya digunakan bersama-sama dengan flowchart
untuk membantu mendesain dan menuliskan program komputer. Tabel keputusan
berwujud matriks yang dibagi menjadi tiga bagian. Bagian kiri tabel terdiri
dari daftar kondisi dan daftar tindakan. Bagian kanan terdiri atas kolom-kolom
yang mempresentasikan aturan keputusan.
Ø Keunggulan
Tabel Keputusan
1) Tabel
ini secara jelas menunjukkan seluruh kemungkinan hubungan logis antardata
input.
2) Mampu
menangani lebih banyak alternatif.
Ø Kelemahan Tabel
Keputusan
1) Tidak
menggambarkan urutan pembuatan keputusan.
2) Tidak
merefleksikan urutan kegiatan dalam sebuah program.
4. Bagan Manajemen Proyek
Penilaian terhadap keberhasilan proyek
penyusunan sistem informasi didasarkan pada apakah proyek tersebut diterapkan
tepat waktu dan sesuai dengan anggaran atau tidak. Alat manajemen proyek yang
membantu dalam penyelesaian proyek adalah gantt chart dan diagram jaringan.
D.
PETUNJUK MENGGAMBARKAN DIAGRAM ALIR
Bagan alir
(flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program
atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat
bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Pada waktu akan menggambar suatu bagan
alir, analis sistem atau pemrogam dapat mengikuti pedoman-pedoman sebagai
berikut ini.
1)
Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan
mulai dari bagian kiri dari suatu halaman.
2)
Kegiatan di dalam bagan alir harus ditunjukkan dengan
jelas.
3)
Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan
dimana akan berakhirnya.
4)
Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir sebaiknya
digunakan suatu kata yang mewakili suatu pekerjaan, misalnya: "Persiapkan"
dokumen “Hitung" gaji
5)
Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir harus didalam
urutan yang semestinya.
6)
Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain
harus ditunjukkan dengan jelas menggunakan simbol penghubung.
7)
Gunakanlah simbol-simbol bagan alir yang standar.
Ø Ada lima macam
bagan alir, yaitu sebagai berikut ini.
1)
Bagan alir sistem (systems flowchart).
Bagan alir
sistem (systems flowchart) merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan
secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari
prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa
yang dikerjakan di sistem. Bagan alir sistem digambar dengan menggunakan
simbol-simbol yang tampak sebagai berikut ini.
2)
Bagan alir dokumen (document flowchart).
Bagan alir
dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir (form
flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan arus
dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.Bagan alir dokumen ini
menggunakan simbol-simbol yang sama dengan yang digunakan di dalam bagan alir
sistem.
3)
Bagan alir skematik (schematic flowchart).
Bagan alir
skematik (schematic flowchart) merupakan bagan alir yang mirip dengan bagan
alir sistem, yaitu untuk menggambarkan prosedur di dalam sistem. Perbedaannya
adalah, bagan alir skematik selain menggunakan simbol-simbol bagan alir sistem,
juga menggunakan gambar-gambar komputer dan peralatan lainnya yang digunakan.
Maksud penggunaan gambar-gambar ini adalah untuk memudahkan komunikasi kepada
orang yang kurang paham dengan simbol-simbol bagan alir. Penggunaan
gambar-gambar ini memudahkan untuk dipahami, tetapi sulit dan lama menggambarnya.
4)
Program Flowchart
Bagan alir
program (program flowchart) merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci
langkah-langkah dari proses program. Bagan alir program dibuat dari derivikasi
bagan alir sistem. Bagan alir program dibuat dengan menggunakan simbol-simbol.
Bagan alir program dapat terdiri dari dua macam, yaitu bagan alir logika
program (program logic flowchart) dan bagan alir program komputer terinci
(detailed computer program flowchart). Bagan alir logika program digunakan
untuk menggambarkan tiap-tiap langkah di dalam program komputer secara logika.
Bagan alit- logika program ini dipersiapkan oleh analis sistem. Berikut contoh
bagan alir program
5)
Pocess Flowchart
Bagan alir
proses (process flowchart)merupakan bagan alir yang banyak digunakan di teknik
industri. Bagan alir ini juga berguna bagi analis sistem untuk menggambarkan
proses dalam suatu prosedur. Bagan alir proses mcnggunakan lima buah simbol
tersendiri. Bagan alir proses selain dapat menunjukkan kegiatan dan
simpanan yang digunakan dalam suatu prosedur, dapat juga menunjukkan jarak
kegiatan yang satu dengan yang lainnya serta waktu yang diperlukan oleh suatu
kegiatan. Berikut contoh bagan alir proses.
DAFTAR PUSTAKA
Tidak ada komentar:
Posting Komentar