PROSES BISNIS PADA MANAJEMEN PESANAN DAN REKENING PELANGGAN

Nama              : Eva Nurzanah

NPM               : 113080107

Tingkat/Kelas: 4-D (Semester Tujuh)

Prodi               : Pendidikan Ekonomi

Mata kuliah   : Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

Dosen              : Mohamad Joharudin, M.Pd

Pertemuan ke Enam

PROSES BISNIS PADA MANAJEMEN PESANAN DAN REKENING PELANGGAN

Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan

Permintaan informasi dan pembuatan kontrak adalah aktivitas pilihan. Kadang kadang aktivitas ini terjadi atau diperlukan dalam proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan pada beberapa organisasi, tetapi ini tidak penting pada beberapa pelanggan atau organisasi. Pengisian pesanan adalah fungsi utama dari proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan. Pesan dibuat ketika seorang pelanggan meminta barang atau jasa dari suatu perusahaan.

STANDAR PEMROSESAN PESANAN PADA SAP R/3

          Standar pemrosesan pesanan adalah istilah yang menjelaskan proses bisnis pengelolaan pesanan yang pesanan pelanggan dimasukkan dari persediaan barang jadi. Standar pesanan umum diterima melalui telpon,fax,bagi penjualan atau voice mail. Pertama-tama diterbitkan sebuah quotation untuk pelanggan. Jika ada quotation maka pesanan akan dibuat jika pelanggan memerlukan pengiriman barang atau jasa. Standar pesanan penjualan berisi informasi mengenai harga, jumlah,dan tanggal (tanggal pengiriman yang diminta,tanggal penyerahan,dsb).

          Sesudah suatu pesanan dibuat dan diproses dokumen delivery dibuat R/3 menghitung tanggal pengiriman yang diharapkan menggunakan tanggal pengiriman dan waktu transit ke pelanggan. Data tersedia dalam record master pelanggan.

PENGENDALIAN SIKLUS TRANSAKSI PADA PEMROSESAN PESANAN

Pengendalian siklus transaksi didasarkan pada fungsi yang dipisahkan dalam suatu proses bisnis.

Ø  Memasukkan pesanan

Fungsi memasukkan pesanan (order entry) memulai proses pesanan pelanggan dengan menyiapkan dokumen pesanan penjualan. Pesanan penjualan berisi penjelasan mengenai produk yang dipesan,harganya dan data deskriptif mengenai pelanggan seperti nama,alamat pengiriman dan jika diperlukan alamat penagihan. Jika waktu antara penerimaan pesanan dengan pengiriman sesungguhnya signifikan, maka pemberitahuan akan dikirimkan kepadapelanggan untuk memberitahu bahwa pesanan telah diterima dan sedang dalam proses.

Ø  Kredit

Kredit pelanggan yang masih ada sebaiknya di verifikasikan terlebih dahulu ke bagian pengiriman barang. Untuk pelanggan regular, pemeriksaan kredit meliputi menentukan jumlah total kredit yang disetujui tidak melebihi otorisasi dari manajemen secara umum atau khusus. Unuk pelanggan baru pemeriksaan kredit diperlukan untuk menentukan jangka waktu penjualan kepada pelanggan.

Ø  Barang jadi

Barang jadi diambil sesuai dengan yang ada pada picking list. Picking list disiapkan dari dokumen pengiriman yang disiapkan dengan database pesanan untuk memproses pesanan yang telah disetujui.

Ø  Pengiriman

Bagian pengiriman menerima perintah pengiriman setelah cocok dengan pesanan yang ada pada picking list bersama dengan barang yang dipesan seperti yang ada pada daftar pengepakan barang. Informasi pesanan yang ada pada daftar pengepakan disiapkan secara independen karena ia didasarkan pada pesanan yang disiapkan oleh fungsi order entry dan disetujui oleh fungsi kredit.

Ø  Penagihan

Penagihan merupakan proses terakhir dari proses pesanan dengan menyiapkan faktur untuk pesanan yang tampak pada daftar penagihan. Bagian penagihan melakukan verifikasi pesanan dan kemudian menyiapkan faktur. Faktur berisi total pembayaran untuk jumlah kuantitas yang dikirimkan,biaya angkut(jika ada) dan pajak (jika ada) . faktur dikirim ke pelanggan.

Ø  Piutang dagang dan buku besar

Perbedaan antara penagihan dan piutang dagang penting untuk mempertahankan pemisahan fungsi . bagian penagihan bertanggung jawab untuk membuat faktur pesanan secara individual dan piutang dagang menangani informasi rekening pelanggan dan secara periodic mengirimkan laporan piutang dagang kepada pelanggan.

PROSES BISNIS MANAJEMEN AKUN PELANGGAN

Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan mencakup pemrosesan piutang dagang sampai pengumpulan pembayaran pelanggan pada rekening, bagian ini membahas secara singkat proses bisnis penjualan tunai karena kerap kali terintegrasi dengan proses pengumpulan pembayaran pelanggan.

Ø  Piutang dagang

Piutang dagang mewakili uang yang dimiliki oleh pelanggan untuk barang dan jasa yang telah dijual yang dimasukkan dalam rekening,karena kebanyakan bisnis dilakukan secara kredit,pitang dagang sering kali mewakili sejumlah besar modal kerja organisasi yang sangat penting pada proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan.

            Ada dua pendekatan dasar pada aplikasi piutang dagang yaitu:

1.      Proses open item dan

2.      Proses balance forward

Pada pemrosesan open item pencatatan terpisah dikelola pasa sistem piutang dagang untuk setiap faktur yang belum dibayar oleh pelanggan,jika pembayaran pelanggan diterima maka akan dibandingkan dengan faktur yang belum dibayarkan. Pada pemrosesan balance forward  pembayaran dari pelanggan dibandingkan dengan total saldo pelanggan yang masih ada dan bukan dibandingkan dengan faktur pelanggan secara individu. Banyak bisnis menggunakan siklus perencanaan penagihan (cycle billing plan.  Dimana rekening piutang dagang dibagi secara alphabet atau berdasarkan nomor rekening. Idenya adalah mendistibusikan laporan yang disiapkan selama hari kerja pada setiap bulan.

Proses bisnis kas yang diterima pada rekening

Proses bisnis kas yang diterima pada rekening digunakan ketika pelanggan masih memiliki saldo. Penerimaan kas pada rekening biasanya berasal dari pengiriman surat atau dibayarkan seseorang ke kasir pusat atau cash window. Hal pokok yang  yang di ilustrasikan adalah pemisahan fungsi-fungsi berikut:

a.       Mailroom

b.      Penerimaan kas

c.       Piutang dagang

d.      Buku besar

e.       Bank

f.       Audit internal