PROSES BISNIS ATAS PEMAKAIAN DAN SUMBER DAYA MANUSIA

Nama              : Eva Nurzanah

NPM               : 113080107

Tingkat/Kelas: 4-D (Semester Tujuh)

Prodi               : Pendidikan Ekonomi

Mata kuliah   : Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

Dosen              : Mohamad Joharudin, M.Pd

Pertemuan ke Tujuh

PROSES BISNIS ATAS PEMAKAIAN DAN SUMBER DAYA MANUSIA

PROSES BISNIS MANAJEMEN SDM

Proses bisnis manajemen SDM berkaitan dengan pembuatan dan pengelolaan sistem informasi yang memproses informasi SDM. Sistem SDM menyediakan alat untuk menyiapkan dan mengolah informasi yang relevan dengan struktur organisasi.

Pemrosesan SDM pada SAP R/3

Modul SDM pada SAP R/3 termasuk komponen yang menangani tujuan yang telah dinyatakan sebelumnya secara terintegrasi pada lingkungan online. 

SAP R/3 terdiri dari 2 modul SDM, yaitu :

Ø  Modul administrasi personel (HR – PA)

Yang berisi pengelolaan karyawan, seperti detail karyawan, data gaji dan data kinerja karyawan

Ø  Modul Perencanaan dan pengembang personel (HR – PD)

Ø  Menyediakan alat untuk menyiapkan dan mengelola informasi struktur organisasi. 

Fungsi Sumber Daya Manusia memiliki Empat Kegiatan Utama:

1.      Perekrutan dan Penerimaan ( recruitment ang hiring ). 

SDM membantu pegawai baru kedalam perusahaan dengan memasang iklan lowongan kerja di Koran, dll. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam pemerintahan yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

2.      Pendidikan dan Pelatihan.

Selama periode kepegawaian, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.

3.      Manajemen Data.

SDm menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.

4.      Adminitrasi Tunjangan.

 Selain seseorang dipekerjakan oleh perusahaan, mereka menerima paket tunjangan seperti, RS, Asuransi, Dokter Gigi dan pembagian keuntungan yang semakin sulit adminitrasinya.

PENGENDALIAN SIKLUS TRANSAKSI PADA PROSES PENGGAJIAN

Ø  Personel
Personel (jabatan) kantor brtanggung jawab untuk menenmpatkan orang dalam penggajian perusahaan , melakukan spesifikasi tarif pembayaran, dan mengotorisasi semua potongan dari pembayaran . Fungsi personel berbeda dengan penccatat waktu dan fungs penyiapan gaji .

Ø  Pencatat Waktu

Fungsi pencatat waktu bertanggung jawab untuk menyiapkan dan menggunakan laporan kehadiran dan kartu pencatat kerja (job-time tickets) , Pencatat waktu bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan mengelola kartu pencatat waktu atau laporan kehadiran dan melakukan rekonsiliasi data tersebut dengan laporan ringkasan waktu kerja yang diterima dari produksi .

Ø  Penggajian 

Perhatikan bahwa penyiapan gaji independen dari penyiapan data input yang digunakan sebagai dasar membayar laporan kehadiran dan data personel .

Beberapa karakteristik lain yang harus diperhatikan :

ü  Penggunaan rekening penggajian imprest secara terpisah untuk slip gaji untuk memudahkan rekonsiliasi.

ü  Rekonsiliasi independen dari laporan bank untuk penggajian .

ü  Penggunaan master pembayaran independen .

Persyaratan Pemrosesan Penggajian 

Banyak file harus dikelola dalam sistem penggajian informasi dasar karyawan , seperti nama , alamat , besar gaji , potongan-potongan perlu untuk menyiapkan gaji . Register atau jurnal penggajian harus dikelola untuk mendokumentasikan gaji sesungguhnya . Perusahaan akan mencocokkan potongan potongan tersebut dan membayarkan nya ke pemerintah , Perusahaan melaksanakan bisnis antarnegara bagian yang diperlukan oleh Federal Fair Labor Standart Act (yang juga dikenal dengan Wages and Hours Law) , untuk membayar kelebihan jam kerja dengan tarif minimum satu atau satu setengah dari tarif regular untuk jam kerja malam dan untuk yang bekerja pada hari minggu atau hari libur .

PROSES BISNIS PADA MANAJEMEN PESANAN DAN REKENING PELANGGAN

Nama              : Eva Nurzanah

NPM               : 113080107

Tingkat/Kelas: 4-D (Semester Tujuh)

Prodi               : Pendidikan Ekonomi

Mata kuliah   : Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

Dosen              : Mohamad Joharudin, M.Pd

Pertemuan ke Enam

PROSES BISNIS PADA MANAJEMEN PESANAN DAN REKENING PELANGGAN

Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan

Permintaan informasi dan pembuatan kontrak adalah aktivitas pilihan. Kadang kadang aktivitas ini terjadi atau diperlukan dalam proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan pada beberapa organisasi, tetapi ini tidak penting pada beberapa pelanggan atau organisasi. Pengisian pesanan adalah fungsi utama dari proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan. Pesan dibuat ketika seorang pelanggan meminta barang atau jasa dari suatu perusahaan.

STANDAR PEMROSESAN PESANAN PADA SAP R/3

          Standar pemrosesan pesanan adalah istilah yang menjelaskan proses bisnis pengelolaan pesanan yang pesanan pelanggan dimasukkan dari persediaan barang jadi. Standar pesanan umum diterima melalui telpon,fax,bagi penjualan atau voice mail. Pertama-tama diterbitkan sebuah quotation untuk pelanggan. Jika ada quotation maka pesanan akan dibuat jika pelanggan memerlukan pengiriman barang atau jasa. Standar pesanan penjualan berisi informasi mengenai harga, jumlah,dan tanggal (tanggal pengiriman yang diminta,tanggal penyerahan,dsb).

          Sesudah suatu pesanan dibuat dan diproses dokumen delivery dibuat R/3 menghitung tanggal pengiriman yang diharapkan menggunakan tanggal pengiriman dan waktu transit ke pelanggan. Data tersedia dalam record master pelanggan.

PENGENDALIAN SIKLUS TRANSAKSI PADA PEMROSESAN PESANAN

Pengendalian siklus transaksi didasarkan pada fungsi yang dipisahkan dalam suatu proses bisnis.

Ø  Memasukkan pesanan

Fungsi memasukkan pesanan (order entry) memulai proses pesanan pelanggan dengan menyiapkan dokumen pesanan penjualan. Pesanan penjualan berisi penjelasan mengenai produk yang dipesan,harganya dan data deskriptif mengenai pelanggan seperti nama,alamat pengiriman dan jika diperlukan alamat penagihan. Jika waktu antara penerimaan pesanan dengan pengiriman sesungguhnya signifikan, maka pemberitahuan akan dikirimkan kepadapelanggan untuk memberitahu bahwa pesanan telah diterima dan sedang dalam proses.

Ø  Kredit

Kredit pelanggan yang masih ada sebaiknya di verifikasikan terlebih dahulu ke bagian pengiriman barang. Untuk pelanggan regular, pemeriksaan kredit meliputi menentukan jumlah total kredit yang disetujui tidak melebihi otorisasi dari manajemen secara umum atau khusus. Unuk pelanggan baru pemeriksaan kredit diperlukan untuk menentukan jangka waktu penjualan kepada pelanggan.

Ø  Barang jadi

Barang jadi diambil sesuai dengan yang ada pada picking list. Picking list disiapkan dari dokumen pengiriman yang disiapkan dengan database pesanan untuk memproses pesanan yang telah disetujui.

Ø  Pengiriman

Bagian pengiriman menerima perintah pengiriman setelah cocok dengan pesanan yang ada pada picking list bersama dengan barang yang dipesan seperti yang ada pada daftar pengepakan barang. Informasi pesanan yang ada pada daftar pengepakan disiapkan secara independen karena ia didasarkan pada pesanan yang disiapkan oleh fungsi order entry dan disetujui oleh fungsi kredit.

Ø  Penagihan

Penagihan merupakan proses terakhir dari proses pesanan dengan menyiapkan faktur untuk pesanan yang tampak pada daftar penagihan. Bagian penagihan melakukan verifikasi pesanan dan kemudian menyiapkan faktur. Faktur berisi total pembayaran untuk jumlah kuantitas yang dikirimkan,biaya angkut(jika ada) dan pajak (jika ada) . faktur dikirim ke pelanggan.

Ø  Piutang dagang dan buku besar

Perbedaan antara penagihan dan piutang dagang penting untuk mempertahankan pemisahan fungsi . bagian penagihan bertanggung jawab untuk membuat faktur pesanan secara individual dan piutang dagang menangani informasi rekening pelanggan dan secara periodic mengirimkan laporan piutang dagang kepada pelanggan.

PROSES BISNIS MANAJEMEN AKUN PELANGGAN

Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan mencakup pemrosesan piutang dagang sampai pengumpulan pembayaran pelanggan pada rekening, bagian ini membahas secara singkat proses bisnis penjualan tunai karena kerap kali terintegrasi dengan proses pengumpulan pembayaran pelanggan.

Ø  Piutang dagang

Piutang dagang mewakili uang yang dimiliki oleh pelanggan untuk barang dan jasa yang telah dijual yang dimasukkan dalam rekening,karena kebanyakan bisnis dilakukan secara kredit,pitang dagang sering kali mewakili sejumlah besar modal kerja organisasi yang sangat penting pada proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan.

            Ada dua pendekatan dasar pada aplikasi piutang dagang yaitu:

1.      Proses open item dan

2.      Proses balance forward

Pada pemrosesan open item pencatatan terpisah dikelola pasa sistem piutang dagang untuk setiap faktur yang belum dibayar oleh pelanggan,jika pembayaran pelanggan diterima maka akan dibandingkan dengan faktur yang belum dibayarkan. Pada pemrosesan balance forward  pembayaran dari pelanggan dibandingkan dengan total saldo pelanggan yang masih ada dan bukan dibandingkan dengan faktur pelanggan secara individu. Banyak bisnis menggunakan siklus perencanaan penagihan (cycle billing plan.  Dimana rekening piutang dagang dibagi secara alphabet atau berdasarkan nomor rekening. Idenya adalah mendistibusikan laporan yang disiapkan selama hari kerja pada setiap bulan.

Proses bisnis kas yang diterima pada rekening

Proses bisnis kas yang diterima pada rekening digunakan ketika pelanggan masih memiliki saldo. Penerimaan kas pada rekening biasanya berasal dari pengiriman surat atau dibayarkan seseorang ke kasir pusat atau cash window. Hal pokok yang  yang di ilustrasikan adalah pemisahan fungsi-fungsi berikut:

a.       Mailroom

b.      Penerimaan kas

c.       Piutang dagang

d.      Buku besar

e.       Bank

f.       Audit internal

KEAMANAN SISTEM INFORMASI

Nama              : Eva Nurzanah

NPM               : 113080107

Tingkat/Kelas: 4-D (Semester Tujuh)

Prodi               : Pendidikan Ekonomi

Mata kuliah   : Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

Dosen              : Mohamad Joharudin, M.Pd

Pertemuan ke Lima

KEAMANAN SISTEM INFORMASI

PENGERTIAN KEAMANAN SISTEM INFORMASI

Bila kita memiliki sebuah hal yang sekiranya penting, maka hal yang semestinya dilakukan adalah menjaga agar hal penting tersebut terjaga dari segala macam bentuk ancaman yang bersifat merusak. Begitu juga dengan sebuah system. sistem yang baik adalah sistem yang terjaga dari segala  bentuk  ancaman  yang  mengakibatkan  sistem  tersebut  menjadi rusak  atau  bisa  kita  sebut  sebagai  sistem  yang  aman.  Jadi,  keamanan sistem informasi adalah segala betuk mekanisme yang harus dijalankan dalam sebuah sistem yang ditujukan akan sistem tersebut terhindar dari segala ancaman yang membahayakan yang pada hal ini keamanannya melingkupi keamanan data atau informasinya ataupun pelaku sistem (user). Keamanan  sebuah sistem tidak terjadi begitu  saja, tetapi harus dipersiapkan sejak proses pendesignan sistem tersebut.

Sedangkan    Sistem  Informasi  itu  adalah  gabungan  dari  berbagai proses yang menjalankan suatu pekerjaan (task) dan menghasilkan output atau hasil yang diinginkan. Sistem Informasi digunakan sebagai alat atau metode untuk membantu agar segala data atau informasi dapat diolah menjadi  sebuah  outputan  yang  lebih  informatif  dan  dapat  digunakan sesuai yang diinginkan. Jika kita berbicara tentang keamanan sistem informasi, selalu kata Password yang dirujuk adalah pencegahan dari kemungkinan adanya virus, hacker, cracker dan lain-lain.   Padahal berbicara masalah keamanan sistem informasi maka kita akan berbicara kepada kemungkinan adanya resiko yang muncul atas sistem tersebut.

Keamanan informasi terdiri dari perlindungan terhadap aspek-aspek berikut:

1. Confidentiality (kerahasiaan) aspek yang menjamin kerahasiaan data atau informasi, memastikan bahwa informasi hanya dapat diakses oleh orang yang berwenang dan menjamin kerahasiaan data yang dikirim, diterima dan disimpan.

2. Integrity (integritas) aspek yang menjamin bahwa data tidak dirubah   tanpa   ada ijin   fihak   yang   berwenang   (authorized), menjaga   keakuratan   dan   keutuhan   informasi   serta   metode prosesnya untuk menjamin aspek integrity ini.

3. Availability (ketersediaan) aspek yang menjamin bahwa data akan tersedia saat dibutuhkan, memastikan user yang berhak dapat menggunakan informasi dan perangkat terkait (aset yang berhubungan  bilamana  diperlukan). Keamanan  informasi diperoleh  dengan  mengimplementasi  seperangkat  alat  kontrol yang layak, yang dapat berupa kebijakan-kebijakan, praktek- praktek, prosedur-prosedur, struktur-struktur organisasi dan piranti lunak.

KEJAHATAN   KOMPUTER   YANG   BERHUBUNGAN   DENGAN   SISITEM INFORMASI

Jumlah kejahatan komputer (computer crime), terutama yang berhubungan dengan sistem informasi, akan terus meningkat dikarenakan beberapa hal, antara lain:

Ø  Aplikasi  bisnis  yang  menggunakan  (berbasis)  teknologi  informasi dan jaringan  komputer  semakin  meningkat.  Sebagai  contoh  saat ini mulai bermunculan  aplikasi             bisnis   seperti        on-line        banking, electronic commerce (e-commerce), Electronic Data Interchange (EDI), dan masih banyak   lainnya.   Bahkan   aplikasi   e-commerce akan   menjadi   salah   satu aplikasi pemacu di Indonesia (melalui “Telematika Indonesia” *43+ dan Nusantara  21).  Demikian  pula  di berbagai   penjuru   dunia   aplikasi   e- commerce terlihat mulai meningkat.

Ø  Desentralisasi    (dan    distributed)    server    menyebabkan    lebih banyak sistem    yang    harus    ditangani.    Hal    ini    membutuhkan lebih   banyak operator  dan  administrator  yang  handal  yang  juga kemungkinan   harus disebar   di   seluruh   lokasi.   Padahal   mencari operator  dan  administrator yang handal adalah sangat sulit.

Ø  Transisi    dari    single    vendor    ke    multi-vendor    sehingga    lebih banyak sistem atau     perangkat        yang    harus   dimengerti     dan masalah  interoperability      antar      vendor      yang      lebih      sulit ditangani.     Untuk memahami   satu   jenis   perangkat   dari   satu vendor   saja   sudah   susah, apalagi harus menangani berjenis-jenis perangkat.

Ø  Meningkatnya kemampuan  pemakai di bidang komputer sehingga mulai banyak pemakai yang mencoba-coba bermain atau membongkar sistem yang digunakannya (atau sistem milik orang lain). Jika dahulu akses ke komputer  sangat  sukar,  maka  sekarang komputer  sudah  merupakan barang  yang  mudah  diperoleh  dan banyak dipasang di  sekolah  serta rumah-rumah.

Ø  Mudahnya  diperoleh  software  untuk  menyerang  komputer  dan jaringan  komputer.  Banyak  tempat di  Internet  yang  menyediakan software yang langsung  dapat  diambil  (download)  dan  langsung digunakan  untuk menyerang   dengan   Graphical   User   Interface (GUI)    yang    mudah digunakan.Beberapaprogram, seperti SATAN, bahkanhanya membutuhkan    sebuah    web    browser    untuk menjalankannya.   Sehingga, seseorang  yang   dapat   menggunakan web  browser  dapat menjalankan program penyerang (attack).

Ø  Kesulitan    dari    penegak    hukum    untuk    mengejar    kemajuan dunia komputer dan telekomunikasi yang sangat cepat. Hukum yang berbasis ruang   dan    waktu   akan   mengalami   kesulitan   untuk mengatasi  masalah yang  justru  terjadi  pada  sebuah  sistem  yang tidak memiliki  ruang dan waktu.

Ø  Semakin   kompleksnya   sistem   yang  digunakan,  seperti   semakin besarnya    program    (source    code)    yang    digunakan    sehingga semakin besar   probabilitas   terjadinya   lubang   keamanan   (yang disebabkan

kesalahan pemrograman, bugs).

Ø  Semakin    banyak    perusahaan    yang    menghubungkan    sistem informasinyadengan jaringan komputer yang global seperti Internet. Hal ini membukaakses   dari   seluruh dunia. (Maksud dari akses ini adalah sebagai target dan  juga  sebagai penyerang.)  Potensi  sistem informasi  yang dapat dijebol dari mana-mana menjadi lebih besar.

KEJAHATAN KOMPUTER

Kejahatan komputer dapat digolongkan kepada yang sangat berbahaya sampai ke yang hanya mengesalkan (annoying). Menurut David Icove berdasarkan  lubang  keamanan,  keamanan  dapat  diklasifikasikan menjadi empat, yaitu:

Ø  Keamanan  yang  bersifat  fisik  (physical  security):  termasuk  akses orang ke gedung, peralatan, dan media yang digunakan. Beberapa bekas penjahat komputer (crackers) mengatakan bahwa mereka sering pergi ke tempat  sampah  untuk  mencari  berkas-berkas  yang mungkin  memiliki informasi  tentang  keamanan.  Misalnya  pernah diketemukan  coretan password  atau  manual  yang  dibuang  tanpa dihancurkan.  Wiretapping atau  hal-hal  yang  berhubungan  dengan akses   ke   kabel   atau   komputer yang digunakan juga dapat dimasukkan ke dalam kelas ini.

Denial  of  service,  yaitu akibat  yang  ditimbulkan  sehingga servis tidak dapat diterima oleh pemakai juga dapat dimasukkan ke dalam kelas ini. Denial of service dapat dilakukan misalnya dengan mematikan peralatan atau  membanjiri  saluran  komunikasi  dengan pesan-pesan   (yang   dapat berisi apa saja karena yang diutamakan adalah banyaknya jumlah pesan). Beberapa waktu yang lalu ada lubang keamanan dari implementasi pro- tokol  TCP/IP  yang  dikenal dengan  istilah  Syn  Flood  Attack,  dimana sistem (host) yang dituju dibanjiri oleh permintaan sehingga dia menjadi terlalu sibuk dan bahkan dapat berakibat macetnya sistem (hang).

Ø  Keamanan     yang     berhubungan     dengan     orang     (personel):

termasuk identifikasi,     dan     profil     resiko     dari     ora ng     yang mempunyai   akses (pekerja). Seringkali kelemahan keamanan sistem informasi bergantung kepada manusia (pemakai dan pengelola). Ada sebuah teknik yang dike- nal   dengan   istilah   “social   engineering” yang  sering  digunakan  oleh kriminal  untuk  berpura-pura  sebagai orang   yang   berhak   mengakses informasi.   Misalnya   kriminal   ini berpura-pura  sebagai  pemakai  yang lupa passwordnya dan minta agar diganti menjadi kata lain.

Ø  Keamanan dari data dan media serta teknik komunikasi (communi- cations).  Yang  termasuk  di  dalam  kelas  ini  adalah  kelemahan dalam software yang digunakan untuk mengelola data. Seorang kriminal dapat memasang virus atau  trojan  horse sehingga dapat mengumpulkan infor- masi (seperti password) yang semestinya tidak berhak diakses.

Ø  Keamanan   dalam   operasi:   termasuk  prosedur   yang   digunakan untuk

mengatur dan mengelola sistem keamanan, dan juga termasuk prosedur setelah serangan (post attack recovery).